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Leitlinien osnaDocs

Die Universität Osnabrück bekennt sich zur Förderung des elektronischen Publizierens nach dem Prinzip des Open Access und unterstützt daher die Berliner Erklärung vom 22.10.2003 über den offenen Zugang zu wissenschaftlichen Informationen. In ihrem 2010 verabschiedeten und 2017 überarbeiteten IT-Konzept sowie in ihrer OA-Policy erklärt die Universität Osnabrück ihre Absicht, die Veröffentlichung von Forschungsergebnissen nach dem Prinzip des Open Access zu fördern, und fordert ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf, Publikationen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten als Postprint-Versionen auf dem institutionellen Repositorium osnaDocs der Universität abzulegen. Darüber hinaus empfiehlt sie den Forschenden, sich aktiv am elektronischen Publizieren nach dem Prinzip des Open Access zu beteiligen und in begutachteten OA-Publikationsorganen zu veröffentlichen.

Aufgaben und Ziele von osnaDocs

Der von der Universitätsbibliothek betriebene Dokumenten- und Publikationsserver osnaDocs bietet allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität Osnabrück die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Ziel ist - unter Einhaltung der Qualitätsstandards - die Speicherung, Erschließung und dauerhafte Archivierung aller durch Mitglieder und Angehörige der Universität Osnabrück veröffentlichten elektronischen Dokumente und deren Bereitstellung im Internet für Forschung und Lehre. Dies umfasst sowohl rein elektronische Publikationen als auch elektronische Versionen gedruckter Dokumente.
Betrieb und Weiterentwicklung von osnaDocs sind eingebunden in nationale und internationale Initiativen und Projekte.

Technische Rahmenbedingungen von osnaDocs

Die elektronischen Dokumente erhalten eindeutige, serverunabhängige und dauerhafte Persistent Identifier (DOI) und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen.

Die Dokumente sind durch digitale Signaturen gegen Fälschungen gesichert.

Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente setzt die Universitätsbibliothek Osnabrück die Open Source Software DSpace ein. Es werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt. Zugriffe auf die Startseiten von Bereichen, Sammlungen und Ressourcen werden erfasst und für die letzten sechs Monate sowie den aktuellen Monat in Zugriffsstatistiken, die auf den jeweiligen Startseiten der Bereiche, Sammlungen und Ressourcen verlinkt sind, angezeigt. Bei den Ressourcen wird zusätzlich das Herunterladen der zu einer Ressource gehörigen Dateien gezählt. Die Zugriffe von Suchrobotern werden anhand von entsprechenden Listen herausgefiltert.

Für die auf osnaDocs hochgeladenen Dokumente wird eine Verfügbarkeit von mindestens fünf Jahren garantiert. Ein Konzept zur Langzeitarchivierung wird im Rahmen bundesweiter Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation (DINI), Dublin Core Metadata Initiative und der Open Archives Initiative (OAI) entwickelt.

Eine Löschung von Dokumenten ist auch nach dem garantierten Archivierungszeitraum nicht vorgesehen. In seltenen begründeten Ausnahmefällen (z. B. aus rechtlichen, technischen oder inhaltlichen Gründen) besteht die Möglichkeit ein Dokument zurückzuziehen. Die Entscheidung obliegt der Bibliothek. Das Dokument wird dabei der Öffentlichkeit entzogen, der Persistent Identifier bleibt aber erhalten und verweist dann auf eine Informationsseite, die über das Löschdatum und den Löschgrund informiert. Es besteht keine Möglichkeit, Veröffentlichungen nachträglich zu ändern, damit die Authentizität der Dokumente gewährleistet wird. Bedarf es einer Korrektur, muss die veränderte Version als eigenständiges Dokument hochgeladen werden, das einen neuen Persistent Identifier erhält. Dokumente, die aufgrund technischer Gründe migriert werden müssen, behalten auch bei Migration des Servers ihren Persistant Identifier, unter der sie dauerhaft zitierbar sind.

Inhaltliche Qualitätsanforderungen an die Dokumente

Folgende elektronische Dokumente werden in osnaDocs aufgenommen:

• Wissenschaftliche Publikationen und Publikationsreihen

  • der Universität Osnabrück
  • der Mitglieder und Angehörigen der Universität Osnabrück
  • der assoziierten Einrichtungen und Personen der Universität Osnabrück

• Qualifikationsarbeiten, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften)
• Masterarbeiten von Studierenden der Universität Osnabrück nur bei überdurchschnittlicher Bewertung und auf Empfehlung durch ein Mitglied des Lehrkörpers

Technische Qualitätsanforderungen an die Dokumente

Unter dem Begriff "Dokument" wird im Sinne dieser Leitlinien ein digitales Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert und/oder Audio- und Video-Sequenzen sowie Datenanhänge enthalten kann. Ein Dokument, das über osnaDocs veröffentlicht werden soll, muss folgende Bedingungen erfüllen:

• Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
• Es ist nicht mit Sicherheits- und Funktionseinschränkungen versehen.
• Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Veröffentlichung gespeichert, auf die von der ursprünglichen Version verwiesen wird. Eine entsprechende Dokumentation wird menschen- und maschinenlesbar auf der Website und maschinenlesbar über OAI (Dublin-Core-Element relation) abgelegt.
• Textdokumente müssen als PDF/A-Dateien bereitgestellt werden und als Text kopierbar sein.
• Die Wahl des Dateinamens erfolgt nach einem durch die Universitätsbibliothek Osnabrück vorgegebenem Schema.

Rechtliche Rahmenbedingungen von osnaDocs

Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Diese übertragen der Universität Osnabrück ein nicht ausschließliches Verwertungsrecht an ihren Dokumenten. Das Rechtsverhältnis zwischen den Publizierenden und der Universität Osnabrück ist durch eine Lizenzvereinbarung geregelt.

Die Veröffentlichung auf osnaDocs steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften und Monografien nicht entgegen:

• Bei Dokumenten, die zuvor bereits in einem Verlag erschienen sind, müssen die Autorinnen und Autoren der Universitätsbibliothek den Verlag nennen und sicherstellen, dass der Verlag ihnen ein nicht ausschließliches Verwertungsrecht zur elektronischen Publikation bzw. Archivierung einräumt. Dies ermöglicht eine frei zugängliche Zweitveröffentlichung über osnaDocs (Grüner Weg des OA), je nach Verlagsvereinbarung als Preprint oder Postprint (Manuskriptversion vor bzw. nach dem Review) oder im endgültigen Verlagslayout, gegebenenfalls unter Einhaltung einer Embargofrist ab dem Zeitpunkt der Erstveröffentlichung. Einen Überblick über die jeweiligen Verlagsrichtlinien in Bezug auf Zweitveröffentlichungsrechte können in der SHERPA/RoMEO-Liste recherchiert werden. Rechtlich verbindlich ist der Verlagsvertrag. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auch ohne Zustimmung des Verlags ein gesetzliches Zweitveröffentlichungsrecht (§38, Abs.4 UrhG).
• Für Dokumente, die noch an anderer Stelle veröffentlicht werden sollen, gilt: Es muss gewährleistet sein, dass die Publikation auf osnaDocs nicht gelöscht werden muss. Die Autorinnen und Autoren sind aufgefordert, sich bei Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechend weites Nutzungsrecht zu sichern.
• Beim Hochladen der Veröffentlichung kann auf osnaDocs eine Creative-Commons-Lizenz (CC-Lizenz) ausgewählt werden, die die Rechte der Nachnutzung regelt und gegenüber dem Urheberrecht erweiterte Nutzungsrechte einräumt. Die Universitätsbibliothek empfiehlt, Lizenz CC-BY 3.0 (oder 4.0 International) auszuwählen.

Die Autorin/der Autor räumt dem Betreiber des Publikationsservers zudem folgende Nutzungsrechte ein:

• das dauerhafte Recht zur elektronischen Speicherung, insbesondere in Datenbanken,
• das einfache dauerhafte Nutzungsrecht (§ 31 Abs. 2 UrhG) zur öffentlichen Zugänglichmachung in internationalen Datennetzen gemäß § 19a UrhG,
• das dauerhafte Recht zur Konvertierung zum Zwecke der Langzeitarchivierung bzw. Visualisierung, unter Beachtung der Bewahrung des Inhalts (die Originalarchivierung bleibt erhalten),
• das Recht, die von der Autorin/dem Autor bzw. der Herausgeberin/dem Herausgeber gelieferten Metadaten gegebenenfalls zu korrigieren und/oder zu vervollständigen,
• das Recht, die Metadaten unbeschränkt jedermann zum Abruf und/oder zur Speicherung zugänglich und nutzbar zu machen und sie – gegebenenfalls in angereicherter Form oder in Auswahl – für Dritte verfügbar zu halten,
• das Recht zur Weitergabe des Dokuments und der dazugehörigen Metadaten an die Deutsche Nationalbibliothek sowie an weitere fachlich geeignete oder regionale Dokumentenserver mit den gleichen vorgenannten Rechten.

Organisation von osnaDocs

Der technische Betrieb des Publikationsservers osnaDocs erfolgt durch die Universitätsbibliothek in Kooperation mit dem Rechenzentrum der Universität Osnabrück. Die inhaltliche Betreuung der Publizierenden übernehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsbibliothek.

Die elektronische Veröffentlichung ist für Mitglieder und Angehörige der Universität Osnabrück und Angehörige assoziierter Einrichtungen kostenfrei.

Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Veröffentlichung auf osnaDocs erfolgt über ein Upload-Formular auf dem Publikationsserver. Die Eingabe formaler und inhaltlicher Metadaten der Dokumente erfolgt i. d. R. selbstständig durch die Autorinnen und Autoren, indem nacheinander verschiedene Eingabemasken bearbeitet werden, die Titel, Verfasser, Abstracts (auch in verschiedenen Sprachen) und freie Schlagworte vergeben sowie eine DDC (Dewey Decimal Classification)-Sachgruppe zuordnen.

Die Dokumente durchlaufen einen Geschäftsgang in der Administration, in dem sie formal kontrolliert werden. Automatismen stellen sicher, dass bestimmte Metainformationen auf jeden Fall vorhanden sind. Die Verwendung des weltweit verbreiteten standardisierten Metadatenformats Dublin Core ermöglicht die Einbindung in internationale Nachweissysteme und fachspezifische Suchmaschinen. Darüber hinaus wird der Text aus Dokumenten extrahiert und durchsuchbar gemacht. Die Dokumente werden von dem Beauftragten der Universitätsbibliothek nach Prüfung der inhaltlichen, technischen und rechtlichen Anforderungen freigeschaltet. Die Universitätsbibliothek behält sich das Recht vor, Veröffentlichungen wegen inhaltlicher oder technischer Mängel oder aufgrund eines ungeklärten rechtlichen Status abzulehnen.

Ansprechpartner für alle osnaDocs betreffenden Fragen ist die Administration von osnaDocs.